L’ASBL Centre Universitaire Zénobe Gramme, gestionnaire du CampusUCharleroi, recrute :

L’assistant(e) administratif(ve) aura comme activité principale le suivi des locations d’espaces au sein du CampusUCharleroi et Il/elle aidera le Directeur et l’assistante de direction et de projet de l’ASBL pour la réalisation et la gestion des différents dossiers quotidiens.

Gestion des locations :

• • Gérer le processus de location des espaces du CampusUCharleroi, y compris la réception des demandes, la coordination des visites, la rédaction des contrats, le suivi des devis et des mesures de sécurité.
  • Assurer le suivi administratif des demandes de location en veillant à leur conformité avec les réglementations en vigueur.
  • Maintenir à jour les calendriers de réservation des espaces.
  • Répondre aux demandes de renseignements concernant les locations d’espaces et les conditions tarifaires.
  • Se coordonner avec les équipes techniques pour garantir la disponibilité et la préparation des espaces selon les besoins spécifiques des demandeurs.
  • Collaborer avec les partenaires du CampusUCharleroi pour assurer une communication fluide et efficace concernant les événements et les réservations.
  • Gérer l’affichage dans le bâtiment en assurant sa mise à jour régulière et en veillant à son adéquation avec les événements et les informations pertinentes.

Gestion du secrétariat :

Sous la supervision de l’assistante de direction, vous serez amené à faire les tâches suivantes :

• • Planifier les réunions des différents groupes de travail et les articuler avec les instances de l’ASBL
  • Préparer les correspondances avec les partenaires, les pouvoirs subsidiants et les publications légales
  • Être garant des procédures administratives, du classement des différents dossiers de l’ASBL
  • Préparer les dossiers d’aide à la décision d’engagement budgétaire
  • Organiser de façon proactive l’agenda du Directeur
  • Gérer et assurer le suivi du courrier entrant et sortant, y compris électronique
  • Gérer la base de données des contacts de l’ASBL
  • Commander le matériel nécessaire au fonctionnement de l’ASBL
  • Aider à la préparation et au suivi des décisions des instances et organes, en fournissant un soutien administratif nécessaire pour la mise en œuvre des décisions prises.

• Organisation et sens du détail
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais
• Orienté(e) client
• Orienté(e) solution
• Autonome
• Résistant(e) au stress
• Esprit d’initiative et capacité à proposer des améliorations pour optimiser les processus de travail.
• Capacité à gérer efficacement les situations imprévues et à résoudre des problèmes de manière proactive
• Capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux environnements et à apprendre de nouvelles tâches.

• Bachelier ou expérience pertinente
• Expérience préalable dans un rôle administratif, de préférence dans le secteur de la gestion immobilière ou événementielle
• Maîtrise des outils informatiques de base (MS Office, messagerie électronique, …)

Le CUZG vous propose :

• Un environnement jeune et dynamique
• Un espace de développement personnel
• Une autonomie importante
• Un cadre académique avec de nombreuses possibilités de formation
• Un environnement à la pointe de la technologie

• CDI
• Mi-temps (19h/semaine) – horaire à discuter avec une répartition sur minimum 4 jours par semaine (des prestations hors des heures de bureau sont possibles en fonction des événements)
• Salaire brut correspondant aux barèmes en vigueur dans les universités de la Fédération Wallonie-Bruxelles pour un poste similaire
• Avantages extra-légaux (assurance pension, chèques-repas)